Das IT-Vorhaben kann sowohl von einem externen Kunden als auch von einem internen Auftraggeber angefragt worden sein.
Die Projektvorbereitung ist bei Kundenprojekten mit möglichst geringem Aufwand durchzuführen, da diese in der Regel nicht vom Kunden finanziert wird. Umfangreiche Anforderungsanalysen z. B. sollten dann als Leistung im Rahmen des Projektes vereinbart werden. Besteht Klärungsbedarf der zu liefernden Ergebnisse, sollte geprüft werden, ob zuerst eine Machbarkeitsstudie mit konzeptionellen Leistungen vereinbart wird.
Auch kleinere Projekte werden mit einer Projektvorbereitung gestartet. Hier kann die Durchlaufzeit nur wenige Tage und der Aufwand nur wenige Stunden betragen.